Anfragen bearbeiten (Inbox)

Der Lebenszyklus einer Anfrage

Jede Anfrage hat zwei Status, die als farbige Pills in der Liste stehen:

Anfragestatus: offen (gelb — neue Anfrage, wartet auf dich) → freigegeben (blau — genehmigt, Zahlung aussteht) → abgeschlossen (grün — fertig abgewickelt). Dazu cancelled (rot — storniert).

Zahlstatus: pending (gelb — Zahlung offen oder Teilzahlung), paid (grün — vollständig bezahlt), overpaid (violett — Guthaben, z. B. nach Stornierung eines bezahlten Termins), cancelled (rot).

Die Liste

Spalten: NAME · SERVICE · DATUM · ZEIT · ZAHLUNG · STATUS. Paketbuchungen erkennst du an der Unterzeile „Paket · N Termine" 1 — ihre Einzeltermine tauchen nicht separat in der Liste auf.

Kleine Symbole in der Zeile verraten dir mehr:

• 2Grüner Briefumschlag — ungelesene Kundennachricht (Klick markiert als gelesen; Tooltip zeigt die Nachricht)
• 3Notiz-Symbol — es gibt eine interne Notiz (Tooltip zeigt den Text)
• 4Uhr-Symbol — Status des Zahlungslinks („Gültig für …", „Abgelaufen", „Zahlung vor Ort", …)

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Suchen und filtern

Das Suchfeld („Suche nach Name, ID, Service...") durchsucht Kurz-ID, Kundenname, Firma, Service-/Paketname, Datum und Status — eine Kurz-ID findet die Buchung sogar außerhalb des geladenen Zeitraums. Rechts daneben begrenzen die Pills 30 / 60 / All den Zeitraum (letzte 30/60 Tage bzw. letzte 365 Tage).

Das Trichter-Symbol öffnet „Filter & Sortierung":

• 1Sortierung: „Ungelesene zuerst" oder Datum auf-/absteigend
• 2Datumsbereich mit Umschalter „Buchungsdatum" / „Erstellt am"
• 3Anfragestatus: Alle / Offen / Freigegeben / Abgeschlossen / Storniert
• 4Zahlstatus: Alle / Ausstehend / Bezahlt / Überzahlt

Aktive Filter setzt du mit „Zurücksetzen" 5 wieder zurück.

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Die Detailkarte (Einzelbuchung)

Ein Klick auf eine Zeile klappt die Detailkarte auf:

• 1Meta-Zeile: Erstellt-Zeitpunkt, Rechnungsnummer, Kurz-ID zum Kopieren, „ID kopieren" und „Öffnen" (öffnet die Kundenansicht der Buchung)
• 2Buchungsdetails: Datum, Uhrzeit, Dauer, Service, Extras, Platz, Personen
• 3Kundeninformationen: Name, Telefon (mit Anruf-Aktion), E-Mail (mit Mail-Aktion), Adresse und ggf. Zusatzfelder. Das Kontakt-Symbol „Als Kontakt speichern" lädt eine vCard (.vcf) für dein Adressbuch herunter.
• 4Zahlungsinformationen: Gesamtbetrag, Bezahlt, Offen (rot bei offenem Betrag). Wurde ein Gutschein eingelöst, siehst du Ursprungsbetrag (durchgestrichen), Gutschein-Rabatt und den Gutschein-Code.
• 5Interne Notiz — nur für dein Team sichtbar

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Aktionen und Statuswechsel

Unter den Info-Blöcken sitzt die Aktionsleiste:

• „Bearbeiten" öffnet den Buchungs-Editor (Kapitel 4)
• „Bezahlt" erscheint nur bei „Zahlung vor Ort" / „Auf Rechnung" — verbucht die Zahlung manuell. Danach deaktiviert als „Bezahlt ✓".
• „Löschen" (nur Admin) fragt nach einem Pflicht-Grund („z.B. Doppelte Buchung, Testbuchung...") und archiviert die Anfrage — nichts wird endgültig gelöscht.
• Statusbutton rechts: Bei offenen Anfragen „Freigeben" — der Kunde erhält eine E-Mail mit Zahlungsaufforderung; bei Online-Zahlung schließt seine Zahlung die Buchung automatisch ab. Bei Vor-Ort-/Rechnungszahlung heißt der Button je nach Konfiguration „Freigeben" oder „Abschließen".

Nach jeder Aktion bestätigt eine Meldung, ob eine E-Mail versendet wurde (z. B. „Anfrage freigegeben – E-Mail versendet.").

Chat mit dem Kunden

Jede Buchung hat einen Chat-Bereich. Deine Nachrichten erhält der Kunde per E-Mail. Darunter drei Schnellaktionen:

• „Vorschlag einfügen" — der KI-Assistent formuliert eine Antwort vor (Feature „KI Chat Assistent")
• „WhatsApp" — öffnet WhatsApp mit dem Text
• „Als gelesen/ungelesen markieren"

Paketbuchungen in der Inbox

Die aufgeklappte Paketkarte zeigt Typ, Anzahl Buchungen, Kundendaten und die Paket-Zahlungsinformationen (inkl. Paket-Gutschein). Darunter:

„Termine in diesem Paket (N)" — jede Terminkarte mit Service, Datum, Zeit, Personen, Dauer, Extras, Preis und Status. Am Desktop sortierst du die Termine per Drag-Handle um. Das Drei-Punkte-Menü je Termin bietet Bearbeiten · Als bezahlt markieren · Stornieren · Löschen (Stornieren/Löschen je nach Status und Rolle). Stornierte Termine erscheinen durchgestrichen mit „Storniert"; darunter zeigen dezente Hinweise „Offener Betrag: € …" (orange) oder „Guthaben: € …" (blau). Über das Plus oder die Karte „Neuen Termin hinzufügen" ergänzt du einzelne oder mehrere Termine direkt im Paket.

Paket-Aktionen: „Bearbeiten", „Paket löschen" (nur Admin, mit Auswahl, welche Einzelbuchungen mitgelöscht werden, und Pflicht-Grund) und der Status-Hauptbutton: „Freigeben" (gibt alle offenen Termine frei), „Abschließen", oder bei stornierten Paketen „Wieder freigeben".

Paket wiederbeleben: „Wieder freigeben" öffnet einen Dialog, in dem du per Checkbox wählst, welche stornierten Termine mit reaktiviert werden. Der Dialog weist darauf hin, dass wiederbelebte Buchungen ihren Original-Slot erneut blockieren und der Kunde eine Freigabe-E-Mail erhält.